¿Cómo se fabrica un monitor de estrategias, de procesos o de proyectos?

El primer paso es crucial, y lo da usted

Con propósito claro, sin arrogancia, con comprensión del problema, orden en la ejecución y conocimientos adecuados

promo2_2.png Esteban Luna

Construir un monitor de estrategias, procesos o proyectos es un viaje, y todo trayecto comienza con un primer paso. Aquí, en este contexto, el primer paso es una pregunta: ¿necesito un monitor de los que Esteban diseña y fabrica?

Mi propósito es simplemente orientar, que sea usted quien conteste con honestidad, sin esnobismos o presiones, esa pregunta, para emprender juntos ese viaje o postergarlo.

Entonces, ahora sí, cabe preguntar:

¿Quiere comprender qué está pasando en su organización?

¿Su visión personal requiere que su organización ejecute con mayor eficiencia y rapidez?

¿Mujer u hombre de métricas?

¿Necesita que su organización crezca y quiere que lo haga sin caos?

¿Su éxito y el de su organización están directamente relacionado con la creación de valor?

¿Se enfoca realmente en los procesos? ¿O sólo presiona para obtener resultados?

¿Siente la necesidad de entregar proyectos exitosos?

Si contestó afirmativamente por lo menos a una de las preguntas, usted dio el primer paso para la fabricación de un monitor. La convicción de que lo necesita, está en usted.

El recorrido

Este viaje tiene 5 etapas o fases:

  • Inicio y formulación del proyecto.
  • Fase de comprensión o exploración.
  • Fase de especificación de requerimientos.
  • Fase de desarrollo de software.
  • Fase de implementación.

En la tradición budista tibetana, los mandalas — dibujos hechos con millones de granos de arena coloreados — exigen a los monjes habilidad, paciencia, precisión y humildad. Es una representación simbólica del macrocosmos y del microcosmo visualmente estable, equilibrada y única.

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Las fases para la fabricación de un monitor de estrategias, procesos o proyectos, están diseñadas partiendo de la experiencia y de la conciencia de que podemos considerarlas fases de un proyecto de tecnología, siempre que no perdamos de vista que es también un proyecto de transformación organizacional en el que las personas en todos los niveles juegan un rol estelar.

Inicio y formulación del proyecto

Lo primero que debo hacer es comprender sus necesidades de información, su visión, estrategias, objetivos, procesos y las capacidades tecnológicas actuales de su organización, y establecer así un punto de partida y la estrategia de ejecución adecuada. En este sentido, la práctica correcta, para no ocuparle más tiempo del necesario y optimizar las reuniones, es que me permita estudiar toda la información documental disponible en la organización relacionada con estos aspectos, para luego sostener reuniones con las personas claves, y aclarar mis dudas. En paralelo, profundizaré sobre temas inherentes al negocio y a las mejores prácticas de su sector de actividad, sus retos y amenazas.

Posteriormente será la hora de conocer sus datos. Aquí será necesario acceder a ellos para conocer su estructura y contenido, realizar exploraciones y establecer un inventario preliminar de metadatos mientras me informo de las características de su infraestructura tecnológica actual.

Con toda esa información, formularé un mapa preliminar, que me permitirá organizar, exponer y validar ante usted mi conocimiento de la organización, y establecer el punto de partida del proyecto a nivel estratégico, de procesos, de disponiblidad y flujo de información y de proyectos, si es pertinente.

Llegados a este punto, es hora de conversar acerca de la estrategia de ejecución y cómo abordar el proyecto. En términos generales, la conversación se enfocará en decidir, con las debidas sugerencias según el caso y el contexto, sobre lo siguiente:

  • Abordaje del proyecto de forma global, tomando en cuenta a toda la organización o iniciar con un piloto en una o varias áreas.
  • Establecimiento del stack de tecnología más adecuada y pertinente para el proyecto.
  • Definición de los roles y responsabilidades.
  • Determinación de los aspectos metodológicos y de ingeniería.

Luego, con la anterior información, procederé a definir y diseñar la solución que articulará los objetivos, prácticas, modelos, metodologías, servicios y tecnologías adecuadas para su organización, necesidades y estrategia de ejecución acordada.

A estas alturas contaremos con un panorama claro de las características del producto a fabricar, sea un monitor de estrategias, procesos o proyectos, una solución específica de data analytics o una mezcla de soluciones. Este diseño debe ser presentado, evaluado, discutido, ajustado de ser necesario, y aprobado para iniciar la formulación del proyecto de gestión de datos.

Formular el proyecto de gestión de datos implica tomar el diseño preliminar, determinar todas las actividades necesarias para su fabricación (alcances), definir la secuencia de fases y productos intermedios a ser entregados durante la ejecución (entregables), los tiempos de ejecución y la inversión necesaria para su ejecución.

El proyecto formulado debe ser explicado, revisado y discutido, ajustado de ser necesario, y aprobado para proceder a su ejecución.

Contratar proyectos de tecnología con base en expectativas, y no en alcances, productos y entregables concretos, es un error.

Fase de comprensión o exploración

En esta fase procederé a conocer y mapear en detalle a la organización .

Mapear a la organización es crear un modelo en Bussiness Process Management Notation (BPMN) de la organización o del área de cobertura que tendrá el monitor a fabricar. El modelado, por lo general, requiere realizar entrevistas presenciales o remotas y la observación del trabajo. El mapa es una referencia o insumo de naturaleza técnica, y describe el terreno de trabajo.

Dependiendo del proyecto y de las necesidades de ingeniería, podrán confluir en el mapa los procesos, las métricas de capacidad, los flujos y los puntos de generación y consumo de datos, las estructuras de delegación y control, la distribución y capacidades de los recursos humanos, las tecnologías y software que se utilizan en la organización al momento del mapeo.

Al mapa se superpone el diseño del monitor a fabricar, sea de estrategias, proyectos o procesos, lo que permitirá obtener un plano detallado que servirá posteriormente para la formulación de las especificaciones funcionales y técnicas.

Este plano posee una utilidad excepcional para calcular la situación inicial. Es la información clave para dar inicio a un modelo de gestión estratégica, definir objetivos y metas relacionadas a los procesos y las capacidades; establecer y descubrir las necesidades de información y, desde el inicio del proyecto, descubrir posibles iniciativas orientadas a mejorar la ejecución de la organización con base en los datos proporcionados.

El plano elaborado me permitirá reflexionar, establecer y proponer cuáles métricas son las adecuadas para su organización, y determinar con base en hechos y evidencias cuál es, en general, la arquitectura de la solución.

Fase de especificación de requerimientos

En esta fase formularé las especificaciones funcionales y técnicas partiendo del plano desarrollado en la fase anterior. Dependiendo del proyecto, es vital formular especificaciones funcionales de todo aquello que requiere ser aprobado y verificado por una instancia de la organización.

Las especificaciones técnicas son necesarias para una fase de desarrollo de software sin contratiempos.

Formular especificaciones permite compartir el detalle de los componentes de la solución en todos sus aspectos, facilita que los usuarios finales, los futuros responsables de administrar el sistema, las personas especialistas o ejecutoras de un proceso, opinen y planteen sus observaciones sobre el detalle y las características de la solución en desarrollo. Lo anterior reduce los riesgos de errores e inconformidades en fases posteriores del proyecto.

En ciertos casos, no formular especificaciones es un acto de irresponsabilidad o de arrogancia. La formulación suele ser obviada por una falsa expectativa de acortar los tiempos del proyecto o por inexperiencia para su formulación.

Fase de desarrollo de software

Me dedicaré exclusivamente a construir y desarrollar los componentes de software que extraen, procesan, transforman, validan, depuran, integran, calculan, visualizan y distribuyen los datos, así como la documentación respectiva.

El secreto de un desarrollo fluido, sin contratiempos o decepciones, es que en las fases previas se hayan formulado especificaciones funcionales y técnicas precisas, se disponga de una estrategia de implementación clara y que se comprenda la necesidad del cliente.

La secuencia general de desarrollo de un monitor de estrategias, procesos o proyectos es la siguiente:

  • Código de los extractores de datos.
  • Código de las funciones de preprocesamiento de datos.
  • Código de transformación y homologación de los datos.
  • Código de las funciones de validación y depuración de los datos.
  • Organización y modelado del repositorio de datos.
  • Código de los informes de validación y calidad de los datos.
  • Código de integración de datos.
  • Código de distribución de los datos.
  • Código de cálculos del modelo de gestión estratégica, gestión de procesos o gestión de proyectos, dependiendo de la solución en desarrollo.
  • Código de análisis de datos.
  • Código de las interfaces de visualización de datos.
  • Código para la generación automática de los reportes ejecutivos.
  • Código para la generación automática de alertas.
  • Desarrollo de portales web.
  • Ajustes y optimizaciones.
  • Pruebas internas de la aplicación desarrollada.
  • Pruebas con el cliente de la aplicación desarrollada.
  • Despliegue de la aplicación en ambientes locales o en la nube.
  • Pruebas en ambiente de producción (en caliente).
  • Documentación de la aplicación.

Fase de implementación

Con los componentes de software desarrollados, pasaré a implementar. Las tareas de implementación implican:

  • Elaboración de materiales para la formación de usuarios.
  • Elaboración de materiales para la formación a usuarios administradores.
  • Despliegue de la aplicación en etapa de pruebas.
  • Ejecución de talleres de formación de usuarios y administradores.
  • Pruebas finales.
  • Ajustes a la documentación de la aplicación.
  • Puesta en producción de la aplicación
  • Entrega de solución.
  • Fase de acompañamiento.

En términos generales, quedaron descritas las fases y elementos básicos e importantes para la fabricación de un monitor de estrategias, procesos o proyectos, y desde la perspectiva de su fabricación la diferencia entre los monitores radica fundamentalmente en los datos, el modelo y en el tipo de análisis a realizar.

Abordar la complejidad implica un propósito claro, dejar a un lado la arrogancia y comprender el problema que se está resolviendo... Separar los componentes en piezas más pequeñas para trabajarlas individualmente, hacerlo con orden, exprimir nuestra creatividad basados en el conocimiento y las premisas correctas. Los imprevistos esperan a la vuelta de la esquina, es cierto. Lo que cuenta es la experiencia para evitar aquellos que son evitables.

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Puede contactarme sin ningún compromiso si desea profundizar en este fascinante tema.

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Gestión de Proyectos Ingeniería Institucional